La section Contacts permet de centraliser et de consulter les informations issues des formulaires du site (contact, inscription, demandes diverses).
Elle constitue un point d’entrée utile pour le suivi des échanges avec les visiteurs, partenaires ou publics, sans se substituer à un outil CRM dédié.
Rôle de la gestion des contacts
La gestion des contacts dans Vevent permet de :
- conserver une trace des messages envoyés via le site ;
- centraliser les demandes entrantes ;
- faciliter le suivi et la réponse par les équipes.
Les contacts sont généralement générés automatiquement à partir des formulaires configurés sur le site.
Liste des contacts
L’écran de liste affiche l’ensemble des contacts enregistrés.
Selon la configuration, chaque ligne peut présenter :
- le nom et/ou le prénom ;
- l’adresse email ;
- le type de formulaire utilisé ;
- la date de réception ;
- un état de traitement.
Des filtres permettent de retrouver rapidement un contact précis ou un type de demande.
Consulter un contact
Chaque contact dispose d’une fiche détaillée.
Cette fiche permet de consulter :
- les informations renseignées dans le formulaire ;
- le message transmis ;
- le contexte d’envoi (page, formulaire).
Traitement et suivi
Selon les fonctionnalités activées, il peut être possible de :
- marquer un contact comme traité ;
- ajouter des notes internes ;
- organiser les contacts par statut.
Ces outils facilitent le travail collaboratif et le suivi des demandes.
Données personnelles et conformité
Les contacts contiennent des données personnelles.
Il est impératif de :
- respecter la réglementation en vigueur (RGPD) ;
- limiter l’accès aux utilisateurs autorisés ;
- ne conserver les données que le temps nécessaire.
Assurez-vous que la gestion des contacts est cohérente avec votre politique de confidentialité et vos obligations légales.
Bonnes pratiques
- Consultez régulièrement les nouveaux contacts.
- Définissez une procédure claire de traitement.
- Évitez d’utiliser cette section comme un CRM à long terme.
Résumé
La section Contacts permet de centraliser et de suivre les messages issus du site. Elle facilite la gestion des échanges avec les visiteurs tout en nécessitant une attention particulière sur la protection des données personnelles.